Das Ziel des Anschreibens
Mit Ihrem Brief an die Redaktionen verfolgen Sie drei Ziele:
- Die Redaktionen sollen eine kurze Übersicht zu Inhalten und Anliegen der Veranstaltung erhalten
- Die Redaktion sollte von der Wichtigkeit ihrer persönlichen Teilnahme überzeugt werden
- Die Redaktion sollte für eine Berichterstattung gewonnen werden.
Diese Ziele sind maßgebend für den Inhalt des Anschreibens.
Der Text des Anschreibens
- Eine Betreff-Zeile nennt Thema/Inhalt (Worum geht es?) und Anlass (Pressegespräch oder Veranstaltung).
- Es folgt die Anrede: „Sehr geehrte Damen und Herren, …".
- Ein bis drei Sätze skizzieren durch W-Antworten das Thema / den Inhalt.
- Ein Satz lädt die Redaktion ein zur Teilnahme am Pressegespräch oder der Veranstaltung.
- Es folgen die Hinweise: Wochentag mit Datum, Uhrzeit, Ort, Straße, Gebäudeteil/Stockwerk.
- Diese Angaben in Fettdruck/Bold setzen!
- Für das Presse-Gespräch werden alle Gesprächspartner der Journalisten genannt (Vor-, Nachname, Funktion).
- Für Veranstaltungen oder Aktionen werden Ansprechpartner und Begleiter aufgeführt (Vor-, Nachname, Funktion).
- Auf Motive für Fotos wird verwiesen (und werden ggf. bis zum Termin beschafft).
- Ein Gesprächspartner, der ab sofort Rede und Antwort zum Thema/Inhalt stehen kann, wird genannt (Vor-, Nachname, Funktion, Tel.-Durchwahl oder noch besser: Handy).
- Stichpunktartig können wichtige Fakten zur Pfarrgemeinde, zum Verband oder der Einrichtung genannt werden.
- Das Anschreiben schließt mit einer Grußformel: „Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme und bedanken uns für Ihr Interesse. Mit freundlichen …“
- Ggf. im Anhang: Tipps zur Anfahrt (ÖPNV, Straßenskizze) und zu Parkmöglichkeiten.
Das Format des Anschreibens
- Das Anschreiben sollte auf eine DIN A4-Seite passen
- Durch Logo oder Signet macht sich der Absender sofort erkennbar.
- Die vollständige Adresse des Absenders sowie der Vor- und Nachname des zuständigen Ansprechpartners ist genannt. Auch seine Funktion, seine Telefon-Durchwahl und Mail-Adresse.
- Die Redaktionsadresse ist postalisch korrekt angegeben.
- Bei Fax-Versendung kann auf Postfach oder Straße und Postleitzahl mit Ort verzichtet werden.
- Chefredakteure oder Ressortleiter (Lokales, Wirtschaft, Kultur, Veranstaltungskalender ...) können mit Funktion sowie Vor- und Nachnamen angeschrieben und angesprochen werden.
Beigelegte Informationen
Zusätzlich zum einladenden Anschreiben können als Anlage ein bis drei Blätter geschickt werden. Diese Blätter informieren über:
- die Ursache oder den Hintergrund des Pressegesprächs oder der Veranstaltung
- die Bedeutung des Themas/Inhaltes
- den Absender der Einladung
Die wichtigen Hinweise gibt es erst während des Pressegesprächs oder während der Veranstaltung!
Die Versendung des Anschreibens
Per Fax oder per E-Mail:
- falls Anschreiben inklusive beigelegter Info-Blätter maximal drei Seiten umfasst
- falls es schnell gehen muss
Per Post:
- falls die Sendung umfangreicher als drei und mehr Blätter ist
- Das Anschreiben sollte spätestens in der Redaktion vorliegen …
Übliche Fristen:
- Tageszeitung: drei Arbeitstage vor dem Termin
- Nachrichten-Agentur: drei Arbeitstage vor dem Termin
- Wochenzeitung / Kirchenzeitung: mindestens vierzehn Arbeitstage vor dem Termin
- wöchentliches Mitteilungs- oder Anzeigenblatt: vierzehn Arbeitstage vor dem Termin
- Rundfunkstudio: drei Arbeitstage vor dem Termin
