Der Brief kommt gut an

Wer Briefe versendet, schreibt an ausgewählte Personen und hat speziell für diese Adressaten eine wichtige Mitteilung. Das wissen die Empfänger und schätzen Briefe. Damit stellt eine Versandaktion von Briefen, neudeutsch: Mailing, auch besondere Forderungen an den Versender.

Grundanforderungen

• Eine breite, gut sortierte und aktuelle Adressdatei
• Ein gut geschriebener Text mit einer wichtigen Botschaft
• Eine perfekte Produktion - von Text bis Versand

Anlässe für Briefe

Gute Gründe, um Menschen einen Brief zu schreiben, gibt es auch in der Pfarrgemeinde:

• Besondere Aktionen
• Veranstaltungen
• MitarbeiterInnen-Suche
• Spirituelle Anregungen
• Besondere Jubiläen, auch einzelner Gemeindemitgleider
• usw.

Der Briefumschlag

Bis zu sieben Sekunden hat ein Briefumschlag Zeit, dem Adressaten zu sagen „Öffne mich, lies mich“. Wenn der Briefkasten voll ist, sind es oft nur zwei Sekunden.
Blicke und Interesse auf sich ziehen kann der Briefumschlag durch:

• ein nicht alltägliches Kuvertpapier
• ein korrekt sitzendes Adressettiket
• einen interessant gestalteten Absender-Vermerk 
• ein bildartiges Signal, welches neugierig auf den Inhalt macht
• das Fehlen des "Reklamestils"

Besonders hohe Chancen auf Aufmerksamkeit bestehen dann wenn:

• der Brief handschriftlich adressiert ist
• das Kuvert durch eine schöne Briefmarke (statt Freistempler) aufgewertet wird

Adressdateien

• Der Erfolg eines Mailings hängt zu 50 Prozent an der Auswahl der richtigen Adressen. Das Layout des Briefes, die Botschaft und der Zeitpunkt des Mailings teilen unter sich die anderen 50 Prozent auf.
• Brief-Botschaft und Zielgruppe sollten zusammen passen: Ein Mailing mit der Einladung zu einem Familien-Gottesdienst, verschickt an Senioren, ist verfehlt; das selbe Mailing an allein Erziehende, Kinderreiche, Familien ist erfolgreich.
• Wer sich eine Datenbank für Adressen anlegt, sollte in die Datei möglichst viele Gesichtspunkte einbauen. Diese Gesichtspunkte sind Sortierkriterien, um Zielgruppen zu bestimmen und Adressen zu filtern.

Mögliche Sortierkriterien: 

• Geburtsdatum (= Alter),
• Familienstand (Familie, Single, Alleinlebend, allein Erziehende, Kinderreich),
• Straße/Viertel,
• Engagement (z.B. Ministrant, PGR, Straßenfest, Politiker, Liturgiekreis ...),
• Empfang der Sakramente (Taufe, Firmung, Kommunion, Ehe),
• Zuzugsdatum, Spender/Sponsor usw.

Adressdaten sind persönliche Daten und damit sensible Daten. Sie dürfen i.d.R. nicht weiter gegeben werden. Es sollte zudem sicher gestellt sein, dass die Daten "offline" auf einem vor dem Zugang Dritter geschützten PC lagern.

Dienstleister für das Kuvertieren, Frankieren etc.

Wer Zeit sparen möchte, kann die Dienste von Spezialisten in Anspruch nehmen:

• Viele Behinderten-Werkstätten bieten Dienstleistungen an wie Kuvertieren (Eintüten), Adressieren mit Ettiketten.
• Das Drucken der Briefe, das Adressieren, Kuvertieren, Frankieren übernehmen auch so genannte Lettershops

Einige Gesichtspunkte für das Einholen von Angeboten:

• Briefumschläge und Briefpapier: eigene? oder stellt sie der Dienstleister? Sind diese tauglich für maschinelle Kuvertierung?
• Papierformat: für die Kuvertierungsmaschine händelbar?
• Welches Dateiformat benötigt der Dienstleister für Anschreiben-Texte, Adressen, Logo, etc.
• Wie werden Text- und Adressdatei miteinander verkoppelt?
• Welche Textmarken (Textstellen, in denen die Adressen und die persönliche Anrede eingefügt werden) müssen in der Textdatei gesetzt werden?
• Wieviele Textmarken (Adresse und Erstanrede sowie weitere Anreden im Texte) dürfen gesetzt werden?
• Soll der Lettershop mit Freistempel-Aufdruck (welchem?) oder Briefmarke frankieren?
• Welche Anlieferungs- und Abholtermine sind möglich?

Brief- oder Zustellservice

In größeren Städten haben sich Dienstleister etabliert, die für ihre Kunden die Briefzustellung innerhalb der Stadt übernehmen.
Die großen Vorteile dieser Zusteller:

• Oftmals liefern sie Briefsendungen innerhalb von wenigen Stunden beim Adressaten an.
• Ihre Zuverlässigkeit ist sehr hoch.
• Die Zustellgebühren sind oftmals geringer als die des gelben Großkonzerns.

Ein Blick in das lokale Branchenbuch oder eine Recherche per Suchmaschine per kann lohnen.