Verbindliche Ziele = klare Struktur

Die Pfarrbriefredaktion der Katholischen Pfarreiengemeinschaft Kaarst/Büttgen im Erzbistum Köln erstellt nicht nur mehrmals im Jahr den sehens- und lesenswerten Pfarrbrief „Format4“, sondern arbeitet auch mit einem schriftlich festgelegten Redaktionskonzept, das Sie weiter unten zur Ansicht herunterladen können.

Das fünfseitige Grundlagenpapier für die Pfarrbriefarbeit in den vier Kirchgemeinden wurde vom Redaktionsteam verfasst und vom Pfarrgemeinderat genehmigt. Darin wird festgelegt,

• wer den Pfarrbrief herausgibt („der Pfarrgemeinderat“)
• wen das Blatt mit welchem Ziel erreichen soll („Informations- und Verkündigungsorgan“, „besonders für Katholiken, die nur selten am Gemeinde- und Gottesdienstleben teilnehmen“)
• wie oft der Pfarrbrief erscheint („viermal – zunächst nur dreimal pro Jahr“)
• wie umfangreich er ist (40 Seiten)
• welches Erscheinungsbild er hat ( „in der Art eines Magazins, d.h. großzügig bebildert mit Fotos in guter Qualität“)
• wie er verteilt wird (kostenlose Zustellung an alle (katholischen) Haushalte)
• was die Aufgaben, Rechte und Arbeitsweisen der Redaktion sind und
• wie die grundsätzliche Zusammenarbeit mit externen Autoren gestaltet ist.

Über die Erfahrungen mit diesem Konzept sprachen wir mit Werner Winkes vom neunköpfigen Redaktionsteam von „Format4“.

Herr Winkes, es heißt, ein Konzept erleichtere die Arbeit. Können Sie diese Aussage bestätigen?

Herr Winkes: Ja, denn man braucht sich nicht immer wieder neu über Grundsätzliches zu einigen. Das gilt vor allem dann, wenn neue Mitglieder zum Redaktionsteam hinzukommen. Außerdem können sich alle Interessierten ein besseres Bild von unseren „Absichten“ verschaffen, ohne dass wir diese explizit jedes Mal in den Pfarrbriefausgaben darlegen.

Wo sehen Sie die Vorteile Ihres Pfarrbrief-Konzeptes?

Herr Winkes: Da wir ein Gremium des Pfarrgemeinderates bilden, wurde dort über das Konzept beraten und abgestimmt. Dadurch ergeben sich eine Legitimation und damit eine breite Unterstützung unseres Projektes. Gewiss hat jede Pfarrbriefredaktion ein Konzept. Ohne dieses ließe es sich gar nicht arbeiten. Darüber wurden mit Sicherheit auch vorab in allen Pfarrgemeinden ausführliche Überlegungen angestellt. Doch es ist schon etwas anderes, wenn die Ergebnisse dann auch in schriftlicher Form festgehalten werden. Ohne eine klare, verbindliche Zielsetzung, die von allen Redakteuren geteilt wird, kann man keinen gut strukturierten Pfarrbrief herausgeben.

Hilft es auch in der konkreten Pfarrbriefarbeit?

Herr Winkes: Vor allem dann, wenn wir externe Autoren einladen, einen Beitrag für uns zu schreiben, ist es nützlich, wenn wir mit klaren Vorgaben an sie herantreten. Das sehen die Autoren sehr gerne. Bisher hat sich noch niemand dadurch eingeschränkt gefühlt. Dabei hilft auch die schriftliche Autorenvereinbarung. Darum sollten beide - Konzept und Autorenvereinbarung - als herunterladbare Dateien auf der Internetseite einer Pfarrei anwählbar sein.

Wie kam es dazu, dass es seit 2010 in Ihrer Pfarreiengemeinschaft ein solches Grundlagenpapier gibt?

Herr Winkes: Das ergab sich schon fast wie von selbst dadurch, dass in dieser Zeit vier Pfarreien zu einer Pfarreiengemeinschaft zusammengelegt wurden. Die Ergebnisse der ersten gemeinsamen Sitzungen des neuen Redaktionsteams wurden in Ergebnisprotokollen festgehalten. Das Grundlagenpapier ist nichts anderes als eine Zusammenfassung unserer gemeinsam entwickelten Vorstellungen. Man sollte sich allerdings darüber im Klaren sein, dass bei Bedarf die Vereinbarungen überdacht werden müssen. So hat es sich herausgestellt, dass wir durch berufliche Anforderungen es gar nicht schaffen, vier Ausgaben im Jahr herauszubringen.

Welchen Rat geben Sie anderen Pfarreien, die sich ebenfalls auf diesen Weg begeben möchten?

Herr Winkes: Recherchieren Sie im Internet, in welcher Form andere Pfarreien das „händeln“. Schreiben Sie dann „einfach“ auf, welche Grundsätze Ihrer Arbeit Ihnen besonders wichtig sind. Wertvolle Hilfen gibt auch der Bereich "Tipps & Tricks" bei Pfarrbriefservice.de mit seinen Untermenüs.

Übrigens hat uns auch Folgendes geholfen: Es ist oft schwierig, die Arbeit in der Zeit zwischen den Redaktionssitzungen zu koordinieren. E-Mails mit angehängten Beiträgen sind nicht immer ideal, weil sie in der Menge anderer Benachrichtigungen leicht untergehen und meistens nicht systematisch gespeichert werden. Als eine geniale Lösung empfinden wir die Arbeit mit einer „Dropbox“, bekannt auch unter dem Begriff „cloud computing“. Das hört sich weitaus schwieriger an, als es in Wirklichkeit ist. Die „Dropbox“ ist lediglich ein ziemlich großer und kostenloser Speicher auf einem externen Server im Internet, auf den alle Redakteure, und nur diese, an jedem Ort zugreifen können. Die Einrichtung der „Box“ schaffen auch Laien!